Il verbale dell’assemblea condominiale è il documento che registra lo svolgimento della riunione, le presenze, gli argomenti discussi, le votazioni e le deliberazioni adottate dai condòmini. La sua corretta redazione è fondamentale per poter ricostruire, anche a distanza di tempo, la volontà dell’assemblea e verificare la regolarità delle decisioni assunte.
Ma come si redige correttamente un verbale di assemblea condominiale? Cosa deve contenere? È obbligatorio indicare tutti gli interventi dei condòmini? E cosa succede se il verbale presenta errori o non viene sottoscritto?
Vediamo gli aspetti principali.
Che cos’è il verbale dell’assemblea condominiale
Il verbale di assemblea condominiale è il documento attraverso il quale vengono formalmente registrati i fatti principali relativi alla riunione e le decisioni assunte dall’assemblea.
L’obbligo di redigere il verbale è previsto dall’art. 1136 del Codice civile, secondo cui delle riunioni dell’assemblea deve essere redatto processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore.
Il verbale svolge quindi una funzione essenziale nella gestione del condominio: permette di documentare la costituzione dell’assemblea, le modalità di partecipazione, lo svolgimento delle votazioni e il contenuto delle deliberazioni.
Non è necessario che il documento riporti integralmente ogni singola frase pronunciata durante la riunione. È invece fondamentale che consenta di ricostruire in modo chiaro e verificabile ciò che è avvenuto e, soprattutto, quali decisioni siano state effettivamente assunte.
Cosa deve contenere il verbale di assemblea condominiale
La legge non stabilisce un modello unico e obbligatorio di verbale. Non esiste, quindi, un fac-simile che debba essere necessariamente utilizzato in ogni condominio.
Il verbale deve però contenere tutte le informazioni necessarie per comprendere come si è svolta l’assemblea e per verificare la regolarità delle deliberazioni.
In particolare, è opportuno indicare:
- denominazione del condominio;
- luogo di svolgimento dell’assemblea;
- data e ora della riunione;
- data e ora della prima convocazione e della seconda convocazione, quando prevista;
- modalità di svolgimento dell’assemblea;
- nominativi dei condòmini presenti;
- condòmini assenti;
- eventuali deleghe;
- millesimi rappresentati;
- nominativo del presidente;
- nominativo del segretario;
- singoli punti all’ordine del giorno;
- sintesi degli aspetti rilevanti della discussione;
- eventuali dichiarazioni richieste dai condòmini;
- proposta sottoposta a votazione;
- voti favorevoli, contrari e astenuti;
- millesimi relativi alle diverse posizioni, quando rilevanti;
- maggioranza raggiunta;
- deliberazione finale.
L'obiettivo non è quello di creare un documento particolarmente lungo, ma di fare in modo che chiunque lo legga successivamente possa comprendere cosa è stato deciso dall’assemblea e con quale maggioranza.
Come si redige un verbale di assemblea condominiale
Una buona prassi consiste nel seguire l’ordine dei punti indicati nella convocazione.
Ogni argomento dovrebbe essere trattato in una sezione distinta del verbale, riportando prima gli elementi essenziali della discussione e successivamente la proposta sottoposta all’approvazione dell’assemblea.
Particolare attenzione deve essere riservata alla parte relativa alla votazione.
Una formulazione generica come “l’assemblea approva a maggioranza” può infatti risultare poco chiara se non consente di comprendere quale sia stata la maggioranza raggiunta.
È preferibile specificare, quando necessario:
- numero dei voti favorevoli;
- numero dei voti contrari;
- numero degli astenuti;
- millesimi favorevoli;
- millesimi contrari;
- millesimi degli astenuti;
- esito della votazione.
In questo modo il verbale permette di verificare concretamente il raggiungimento del quorum previsto per quella determinata deliberazione.
Il verbale deve riportare tutti gli interventi dei condòmini?
No. Il verbale dell’assemblea condominiale non deve essere una trascrizione integrale della discussione.
La funzione del verbale è documentare gli elementi essenziali della riunione e le decisioni assunte, non riportare parola per parola tutti gli interventi.
Una sintesi corretta e ordinata è quindi perfettamente compatibile con la funzione del verbale.
Devono tuttavia essere riportate le dichiarazioni che assumono particolare rilevanza rispetto alla deliberazione e, soprattutto, quelle che un condomino abbia espressamente richiesto di inserire.
In questi casi è consigliabile riportare la dichiarazione in maniera sufficientemente precisa, evitando formulazioni che possano alterarne il significato.
Il presidente e il segretario sono obbligatori?
Nella prassi condominiale l’assemblea procede normalmente alla nomina di un presidente e di un segretario.
Il presidente coordina i lavori dell’assemblea, mentre il segretario provvede alla redazione del verbale.
La presenza di queste figure è certamente utile per garantire ordine e chiarezza nello svolgimento della riunione. Tuttavia, la loro mancata nomina non determina automaticamente l’invalidità della deliberazione.
Allo stesso modo, eventuali irregolarità formali del verbale devono essere valutate in relazione alla loro effettiva incidenza sulla possibilità di ricostruire la volontà dell’assemblea.
Il verbale dell’assemblea deve essere firmato?
Nella normale prassi, il verbale viene sottoscritto dal presidente e dal segretario dell’assemblea.
La sottoscrizione rappresenta un'importante garanzia sotto il profilo documentale, ma la sua eventuale mancanza non comporta automaticamente l’invalidità della deliberazione.
Sul punto si è espressa anche la Corte di Cassazione con ordinanza n. 8577 del 29 marzo 2024, escludendo che la mancata sottoscrizione del verbale da parte del presidente e del segretario determini, di per sé, l’invalidità della decisione assembleare.
È quindi importante distinguere tra una semplice irregolarità formale e una carenza che renda impossibile ricostruire la decisione dell’assemblea.
Cosa prevede il Codice civile sul verbale condominiale
La disciplina del verbale trova il suo principale riferimento nell’art. 1136 c.c., che prevede l’obbligo di redigere il processo verbale delle riunioni dell’assemblea e di trascriverlo nel registro tenuto dall’amministratore.
Anche l’art. 1130 c.c. assume rilievo, stabilendo che nel registro dei verbali delle assemblee siano annotate le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condòmini che ne abbiano fatto richiesta.
Il registro dei verbali rappresenta pertanto la memoria documentale della gestione assembleare del condominio.
Verbale assemblea condominiale: presenze, assenze e deleghe
Uno degli aspetti più importanti nella redazione del verbale riguarda l’identificazione dei partecipanti.
Il documento deve consentire di comprendere quali condòmini fossero presenti, quali assenti e quali fossero rappresentati mediante delega.
È inoltre importante indicare i millesimi rappresentati, soprattutto quando la verifica della maggioranza richiesta per l’approvazione della deliberazione dipende anche dal valore millesimale.
Una corretta indicazione delle presenze consente di verificare innanzitutto la costituzione dell’assemblea e, successivamente, la validità delle singole votazioni.
Verbale assemblea condominiale in videoconferenza
Le assemblee condominiali possono essere svolte anche mediante sistemi di videoconferenza, nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa.
Quando l’assemblea si svolge da remoto o in modalità mista, il verbale deve indicare con chiarezza le modalità di partecipazione.
È quindi opportuno distinguere i condòmini presenti fisicamente da quelli collegati mediante videoconferenza, così da rendere verificabile la partecipazione di ciascun avente diritto.
Anche in questo caso devono essere riportati gli esiti delle votazioni e le maggioranze raggiunte.
La verbalizzazione deve quindi essere sufficientemente dettagliata da consentire di verificare che i partecipanti siano stati correttamente considerati ai fini della costituzione dell’assemblea e delle successive deliberazioni.
Quali sono gli errori più frequenti nel verbale condominiale?
Una redazione poco accurata del verbale può creare dubbi e, in alcuni casi, alimentare contestazioni sulle deliberazioni.
Tra gli errori più frequenti si possono ricordare:
1. Indicazione generica dei partecipanti
Non è sufficiente indicare genericamente che “sono presenti i condòmini”. È necessario rendere identificabili i partecipanti e le relative quote millesimali.
2. Votazioni formulate in modo generico
La semplice indicazione “approvato a maggioranza” può non essere sufficiente. Quando necessario, devono essere indicati i voti favorevoli, contrari e astenuti e i relativi millesimi.
3. Mancata indicazione del contenuto della deliberazione
Il verbale deve consentire di comprendere con precisione quale decisione sia stata sottoposta all’assemblea e quale sia stata approvata.
4. Mancata verbalizzazione delle dichiarazioni richieste
Se un condomino chiede che una propria dichiarazione venga inserita nel verbale, la richiesta deve essere adeguatamente considerata.
5. Mancata indicazione della partecipazione da remoto
Nelle assemblee online o miste è importante indicare quali partecipanti erano collegati a distanza.
6. Correzioni non documentate
Eventuali modifiche o correzioni devono essere effettuate in modo trasparente, evitando interventi successivi che possano generare dubbi sull’autenticità del documento.
Un verbale condominiale deve essere lungo?
Non necessariamente.
La qualità del verbale non dipende dal numero di pagine, ma dalla sua capacità di rappresentare in modo chiaro e verificabile lo svolgimento dell’assemblea.
Un verbale eccessivamente sintetico può non fornire informazioni sufficienti. Al contrario, una trascrizione molto dettagliata di ogni intervento può rendere difficile individuare le decisioni effettivamente assunte.
Il criterio migliore è quindi quello della completezza essenziale: riportare tutto ciò che serve per comprendere la costituzione dell’assemblea, la discussione dei punti all’ordine del giorno, le votazioni e le decisioni finali.
Perché è importante redigere correttamente il verbale dell’assemblea
Un verbale redatto con attenzione tutela sia il condominio sia i singoli condòmini.
Per l’amministratore rappresenta la documentazione dell’attività svolta e delle decisioni adottate dall’assemblea. Per i condòmini consente di verificare le deliberazioni anche quando non abbiano partecipato personalmente alla riunione.
Una verbalizzazione precisa è particolarmente importante per le decisioni relative a lavori condominiali, approvazione del rendiconto, nomina dell’amministratore, ripartizione delle spese, interventi sulle parti comuni e altre questioni suscettibili di generare contestazioni.
La chiarezza del verbale contribuisce infatti a ridurre le ambiguità e rende più semplice verificare, anche successivamente, la volontà espressa dall’assemblea.
Conclusioni
Il verbale dell’assemblea condominiale è un documento fondamentale per la corretta gestione del condominio. La sua funzione non consiste nel riportare integralmente ogni parola pronunciata durante la riunione, ma nel documentare in modo chiaro e verificabile la costituzione dell’assemblea, gli argomenti affrontati, le votazioni e le decisioni adottate.
Non esiste un modello unico obbligatorio di verbale: ciò che conta è che il documento sia chiaro, preciso, coerente e completo degli elementi necessari a ricostruire la volontà assembleare.
Una corretta verbalizzazione rappresenta quindi una delle principali garanzie di trasparenza nella gestione condominiale e consente di ridurre il rischio di equivoci e contestazioni sulle deliberazioni adottate.
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